¿Cómo escribir un estudio de caso de éxito?

Hay muchas maneras de mostrar tu trabajo, peor nada más convincente para clientes potenciales que saber de la experiencia de otros clientes. Contar tus casos de éxito es una gran herramienta. Aprende cómo con estas opciones de plantilla de estudio de caso.

La mejor manera de convencer a los clientes de que tienes algo único para ofrecer es mostrando tu trabajo. puede ser que al leer esto estés pensando en un portafolio y sí, siempre es buena idea tener organizadas muestras de trabajos que has hecho anteriormente, sin embargo no es la única manera de hacerlo, a veces un portafolio puede sentirse muy estático. Por eso, diversificar cómo expones tu trabajo es importante. Una manera de hacerlo es mediante estudios de caso de éxito. Grandes empresas, como YouTube lo hacen, mira sus ejemplos de casos de éxito. Hay muchas maneras de hacerlos, aquí te explicaré cómo y te daré dos opciones de plantilla de estudio de caso de éxito para que produzcas los tuyos a tu gusto. Vamos a empezar.

¿Qué es un estudio de caso de éxito?

Personas diseñando plantilla para estudio de caso de éxito

Primero, hablemos un poco de qué es un estudio de caso de éxito para aclarar qué debe de encontrarse en su estructura y para qué se puede usar. El nombre en realidad viene de un método de investigación muy utilizado en sociología y psicología, se refería al tipo de investigación que se hacía sobre un grupo o individuo que mostraban características particulares. Puedes aprender más de esto en este artículo: Estudio de Caso: características, objetivos y metodología. La mayoría de las preguntas van dirigidas a entender bajo qué condiciones se dio dicho caso.

Traslademos esto al mundo del marketing digital: un estudio de caso de éxito en marketing trata de contar una historia que exponga cómo lograste satisfacer las necesidades de un cliente. Esto sirve para que los clientes potenciales se enteren de tus logros y genera mayor confianza en ellos. Es como en los sitios de reseñas, las personas confían más en la experiencia de otros que en lo que una empresa tenga que decir sobre sí misma.

Es muy poderoso lo que puede hacer contar una historia. A los seres humanos nos gustan las narrativas y no sólo en el campo de la ficción, nos gusta saber el qué, cómo, cuándo y quiénes de todas las cosas. De ahí que de un tiempo a esta parte se haya vuelto tan popular el storytelling empresarial. Si no habías oído hablar de esto te recomiendo que leas: Corporate Storytelling: cuando las empresas son historias que contar.

Los estudios de caso de éxito no son lo mismo pero siguen ese mismo principio: contar la historia del cliente, su problema y cómo nosotros fuimos una solución. tener en mente una estructura típica de cuento es buena idea: el inicio, el medio y el fin. En el inicio estaría el cliente, en el medio se presenta su necesidad y en el fin venimos nosotros como héroes a resolverla. Aunque claro, esta estructura se aplica de tal forma que no sea un cuento sino una exposición, entrevista o testimonial, veamos los formatos.

Formatos posibles

Diferentes medios

Un caso de éxito puede presentarse en distintos formatos multimedia y en distintas estructuras. ¿A qué me refiero? hay muchas maneras de contar lo mismo. Puedes contar tu caso de éxito a través de una entrevista, quizás prefieras hacerlo con diapositivas en una estructura sencilla de pocas palabras o quizás lo mejor para ti sea una entrevista. Como decidas hacerlo, puedes poner tu historias en distintos medios. Puedes hacer una entrevista y subirla como un podcast o en video animado. Todo dependerá de tu creatividad. Estos algunos ejemplos de medios en los que puedes poner tu estudio de caso de éxito:

  • Texto: puedes tener una página dedicada en tu sitio a tus casos de éxito, puedes hacer un ebook o una presentación en PDF.
  • Video: puedes grabar entrevistas, o hacer videos expositivos con animaciones, testimoniales o invitar a tus clientes a hablar en una mesa redonda o seminario.
  • Imágenes: con gráficos, datos o fotografías puedes mostrar el caso de éxito.
  • Podcast: si tienes un programa regular puedes invitar a tus clientes a entrevistas o simplemente a hablar de su experiencia contigo.

Por otro lado, respecto a la estructura para abordar cada uno, más adelante te daré dos opciones de plantilla de estudio de caso de éxito, una para entrevista y otra para exponer el caso por escrito. Dependerá de ti qué medio decidas usar para hacerlo.

¿Cómo involucrar a los clientes?

Cliente y empresario felices por usar plantilla de estudio de caso de éxito

Usualmente los estudios de caso de éxito pueden hacerse sin necesidad de contactar a los clientes, después de todo, uno es dueño de su propio trabajo. Sin embargo, si deseas que aparezca el gerente de la empresa en un video o si quieres incluir citas textuales que avalen su satisfacción o fotografías que les pertenecen habrá que ponerse en contacto con ellos. Además, los videos y entrevistas con ellos presentes son muy llamativos y convencen mucho a los clientes potenciales.

Para contactarlos podrías enviar un correo invitando a varios de tus clientes. En él deberás de explicar tu proyecto. Conviene tenerlo planeado y diseñado antes para darles tantos detalles como ellos necesiten. Si mantuviste una buena relación con ellos es posible que muchos se animen a participar, además que también servirá como publicidad para ellos.

Este es un ejemplo del correo que podrías enviarles:

Estimados clientes:

Aprovecho de esta ocasión para saludarles y para invitarlos a ser parte de un nuevo proyecto. Con el propósito de promocionar nuestro trabajo estamos trabajando en contar algunos de nuestros casos de éxito. Por este motivo quisiéramos invitarlos a (aquí especifica qué estás pidiendo de ellos: aparecer en una entrevista, enviar fotos de tus productos en uso en sus empresas, a enviar comentarios que usarás como citas textuales...).

Esperamos que esta experiencia sea tan provechosa para nosotros como para ustedes. Nos encantará recibir confirmación de su participación para comenzar a trabajar.

Sin más por el momento, agradecemos su atención.

Firma

Esa sería la plantilla para establecer contacto e involucrar a los clientes, pero ¿qué hay del caso de éxito en sí? Allá vamos

Plantilla de estudio de caso de éxito: Entrevista

Persona en entrevista con plantilla para estudio de caso de éxito

Si estás pensando en contar tu caso de éxito como una entrevista, esta plantilla es para ti. Recuerda que estas son sólo algunas de las preguntas y de la estructura posible y que al final del día tú decides qué más quieres incluir y en qué medio exponer el caso. Por otra parte, para la entrevista siempre es importante enviar las preguntas a manera de guion para que el entrevistado pueda prepararse, sobre todo para que pueda presentarse de manera muy natural y todo fluya.

Aquí la plantilla de estudio de caso de éxito para entrevista:

Presentación

Tú: Buenos días, hoy tenemos el gusto de estar con (nombre y puesto del representante del cliente). ¿Qué podrías decirnos sobre tu empresa?

Cliente: (Aquí es conveniente que el cliente hable de la actividad económica de la empresa, sus productos o servicios, su antigüedad, si es una empresa nacional o internacional, entre otra información básica).

Preguntas

  • ¿Qué problema lo trajo a buscar nuestra ayuda?
  • ¿Cuál era su principal preocupación?
  • ¿Qué soluciones ofrecimos?
  • ¿Cómo las implementamos?
  • ¿Cuál fue su grado de satisfacción con nuestro desempeño?
  • ¿Qué beneficios notó inmediatamente?
  • ¿Qué beneficios ha notado a largo plazo?

Recomendación

Cliente: (en esta sección se solicitaría al cliente que te recomendara, puede enlistar tres razones simples o tus valores principales).

Agradecimiento

Tú: Gracias por acompañarnos hoy y por contar su historia con nosotros.

Despedida

Tú: Con esto nos despedimos y esperamos que usted también esté listo para (aquí es buena idea incluir un call to action relacionado a la actividad a la que te dediques, por ejemplo: "instalar los mejores sistemas de paneles solares con nosotros").

Plantilla de estudio de caso de éxito: Texto

Libreta en blanco abierta

Si tu estudio de caso de éxito lo quieres contar con texto, esta plantilla es para ti. Recuerda que los estudios de caso de éxito que se cuentan con texto pueden incluir imágenes, muestras de "antes y después" y que después se pueden reutilizar para escribir guiones para video, son bastante versátiles.

Aquí la plantilla de estudio de caso de éxito para texto:

Título: debe de ser llamativo y aludir al trabajo que hiciste para tu cliente.

Resumen: aquí debes de contar brevemente de qué va este caso. Por ejemplo: En nuestra empresa no tememos a los ratos, por eso cuando la empresa X nos contrató para Y nos pusimos a la obra. Logramos hacer 1, 2, 3 gracias a a, b, c. Conoce más detalles aquí.

Presentar al cliente: Aquí debes de contar algunas cuestiones básicas de la empresa, por ejemplo: a qué actividad económica se dedican, si son una empresa nacional o internacional, su antigüedad, los productos y servicios que ofrece, quizás incluso algo de su misión y visión. Por ejemplo: La empresa X es una empacadora orgullosamente mexicana. Tiene más de sesenta años en el mercado, dedicándose a ofrecer soluciones de empaques para embarcaciones industriales trasatlánticas.

Plantear el problema: Esta es la parte en la expones en qué estado se encontraba la empresa al momento de contactarte. ¿Cuál era el estado de la cuestión? ¿Qué necesitaban de ti? Por ejemplo: Cuando la empresa x nos contactó fue porque necesitaban soluciones para 1, 2, 3. ya que las áreas de a, b, c, presentaban deficiencias por x, y, z.

La propuesta: Aquí expondrás qué ofreciste al cliente. Esta es la parte en la que aseguras haber analizado el caso y haber ofrecido lo más adecuado. Puedes escribir algo de este estilo: Dadas las condiciones de a, b, c y las deficiencias mostradas, ofrecimos las soluciones x, y, z, las cuales solucionarían los problemas por 1, 2, 3.

Las soluciones implementadas: Después viene la parte en la que hablas concretamente la implementación, aquí hay que describir qué ocurrió cuando se puso en marcha tu propuesta: Fuimos a la empresa X a instalar las soluciones x, y, z, utilizamos maquinaria de tipo 1. Estando en el lugar vimos que nuestra solución era óptima por (razones).

Los resultados: Aquí hay que hablar de qué pasó una vez que las soluciones se accionaron. Por ejemplo: Vimos de inmediato cambios positivos en las áreas afectadas (enlistar cambios visibles, sé muy descriptivo).

Para terminar puedes incluir fotografías y gráficos que ayuden a ilustrar la historia. También alguna cita de un comentario positivo de tu cliente, eso daría mucho impacto.

Conclusiones

Letrero neón que dice: sube y nunca pares

Contar un caso de éxito es una gran manera de mostrar tu trabajo y convencer a los clientes potenciales de que eres su mejor opción. Escribir no es difícil cuando cuentas con una plantilla de estudio de caso de éxito, así puedes cubrir paso a paso lo más importante de tu historia. Utiliza estas plantillas para inspirarte y mostrar tu trabajo de manera creativa y atractiva para clientes potenciales.

¿Tú cómo escogerías contar tus casos de éxito? Cuéntanos en los comentarios.

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