¿Cómo escribir un manual de procedimientos?

Los manuales de procedimientos son instrumentos útiles para las empresas. Sin embargo, escribirlos puede representar un reto. Saber algunos tips y seguir una plantilla pueden ser grandes aliados. Descubre más aquí.

Toda empresa sistematizada necesita procedimientos. La diferencia entre una persona auto-empleada y un empresario es que este último sabe cómo delegar tareas y puede darse el lujo de tener tiempo para hacer más e incluso para descansar. Delegar implica saber exactamente qué hay qué hacer, cómo y tener un sistema para revisar que las tareas se hayan cumplido adecuadamente. Un manual de procedimiento puede hacer toda la diferencia entre ser un auto-empleado y un verdadero empresario. Por eso, saber cómo escribirlos, saber qué tienen que contener es importante para sistematizar un negocio exitosamente. Aprende los puntos básicos para escribir un manual de procedimientos, algunos consejos prácticos para facilitar su elaboración y una plantilla para comenzar a escribir los tuyos, aquí.

¿Para qué sirve un manual de procedimientos?

Foto de un manual de procedimientos impreso

Un manual es un instrumento que ayuda al funcionamiento correcto de una organización. Contiene instrucciones sobre cómo llevar a cabo diversas acciones. En específico, un manual de procedimientos indica paso a paso quién debe de hacer qué en qué periodo de tiempo. Ese es el contenido básico de un manual de este tipo.

Es distinto de una política, un manual responde a la pregunta: "¿cómo se hace?" mientras que una política es un conjunto de reglas que responden a la pregunta: "¿por qué se hace de este modo?" Es importante integrar ambos tipos de texto porque cuando el personal sabe por qué se realiza algo de cierta forma es más fácil que se apegue a las instrucciones.

Un manual de procedimientos siempre es una buena idea. Por un lado, es una herramienta de ayuda para capacitar personal. Usualmente cuando un emprendedor comienza con su propio negocio él es quien hace todo. Sin embargo, conforme va creciendo necesitará ayuda y delegar procesos. Justamente por eso es importante desde un principio tener bien claros los pasos de lo que hay qué hacer. También ayuda cuando alguien debe de cubrir el puesto de alguien más por vacaciones o enfermedad, con el manual sabrá exactamente qué hacer y estará en la misma página que sus compañeros.

Reglas básicas para redactar un manual de procedimientos

lentes sobre block de notas con anotaciones de plan

Por redundante que parezca, hay procesos para escribir manuales de procedimientos. Suena simple escribir un instructivo pero hay que pensar y planear antes de adentrarnos en esta tarea porque o si no podemos tener algunos errores. Lo óptimo es que tus manuales sean claros, concisos y sobre todo: útiles. Para ello es importante entender que hace falta escribir sin omitir detalles, probablemente quien use el manual será su primera vez cumpliendo con esa tarea y necesita suficiente información para tener éxito.

Por eso es importante cubrir algunos puntos:

Ve de lo general a lo específico: antes de escribir piensa en los puntos que deseas cubrir en tu manual. Todavía no hacen falta descripciones ni instrucciones, sólo enlistar temas generales. A partir de ellos podrás pensar en cuestiones importantes que no debes de dejar pasar. Digamos que se trata de hacer un bosquejo antes de pasar a la obra maestra.

Usa las descripciones de puesto para definir responsabilidades: hay que saber a quién le compete hacer qué tarea. Por eso si vas a escribir un manual que tiene que ver con la reparación de un equipo tienes que pensar de quién es responsabilidad. Quizás le equipo de encuentra en el área de ensamblado pero eso no quiere decir que es deber de los trabajadores de línea arreglarlo, no está en su descripción de trabajo. En cambio, si cuentas con un departamento de mantenimiento con técnicos e ingenieros especializados, ahí puedes encontrar al verdadero responsable del procedimiento.

Lenguaje claro y conciso: con las instrucciones, a pesar de que no quieres dejar nada fuera, no debes de usar demasiadas palabras. Si un paso se está volviendo demasiado largo quizás quieras dividirlo en dos o tres pasos distintos. Una regla de ayuda: sólo una acción por paso.

Formato visualmente agradable: aunque se traten de instrucciones escritas, no se debe dejar de lado la importancia de un buen diseño. Contar con subtítulos, imágenes, listas... puede ayudar a los usuarios a localizar exactamente las instrucciones que están buscando ya digerir mejor la información. También es bueno que el manual de procedimiento sea un PDF en el que funcione el buscador, para facilitar su navegación. Si además puedes incluir check lists lo tendrás todo para que tu manual sea fácil de usar visualmente.

Prueba el manual: Una vez que hayas terminado de escribir el manual necesitas ponerlo a prueba. Pídele a alguien que no tenga idea del proceso que intente realizar las acciones con las instrucciones que escribiste. Si la a completa exitosamente tienes un manual completo, sino necesitarás determinar qué información falta, si puede incluirse en ese mismo manual o si hace falta alguno previo.

Establece un calendario de actualizaciones: tus manuales deben de estar siempre al día. Por eso, desde el momento en que los escribas vas a necesitar programar un calendario para darles revisiones y actualizar la información que se haya vuelto obsoleta. Quizás con el tiempo encontraron una manera de optimizar un proceso y ahora tu manual tenga pasos innecesarios.

Tips

Cesto de basura con hojas de papel hechas bola

Ahora vienen las malas noticias: escribir manuales es aburrido. Es una tarea que toma bastante tiempo y que requiere múltiples revisiones y cambios a lo largo el proceso. Sin embargo, tampoco es imposible. Hay maneras de cumplir con esta tarea sin que tome una eternidad. A continuación, te doy algunos consejos para escribir manuales sin que te sea tan pesado. Recuerda que puedes implementar varios, un método no excluye al otro.

Escribe junto con alguien más: hacer equipo para escribir es una gran idea. Dos cabezas piensan mejor que una. Quizás tú estás obviando información pero tu compañero de inmediato nota que algo hace falta o juntos pueden pensar en una manera más eficiente de hacer algo. También pueden dividirse tareas para avanzar más rápido.

Haz dictados: si te cuesta mucho escribir, una manera de avanzar rápidamente es con dictados. Hay muchas personas que son buenos comunicadores orales, quizás es tu caso y sientes que puedes decir muy claramente los pasos a seguir pero te cuesta escribirlos. puedes grabarte hablando y transformar ese dictado en texto. Hay dos sitios que te pueden ayudar a hacerlo: Rev y Temi.

Revisa ejemplos: ver otros manuales de procedimientos te puede ayudar a familiarizarte con el formato ya saber cómo quieres que se vean los tuyos. Aquí tienes un ejemplo de manual de procedimientos que te puede ayudar a guiarte.

Contrata a un profesional: si no encuentras tiempo para escribir y es una tarea demasiado complicada para ti, delega. Muchos servicios de copywriting cuentan con escritura de manuales de todo tipo. Aunque claro esto representará una inversión económica, a diferencia de hacerlo tú mismo. Sin embargo, ¿vale más tu dinero que tu tiempo?

Usa una plantilla: si por cualquier motivo debes de apegarte a hacerlo tú mismo, te recomendamos que uses una plantilla. Así sabrás exactamente qué información es necesaria y comenzarás a llevar espacios sin necesidad de empezar desde cero.

Plantilla de manual de procedimientos

Foto de manual
  • La tarea
  • Tiempo requerido:
  • Departamentos implicados:
  • Puestos implicados:
  • ¿Por qué lo hacemos?
  • ¿Cuándo lo hacemos? (Diariamente, semanalmente, mensualmente, anualmente)
  • ¿Cómo lo hacemos?

Paso 1

Paso 2

Paso 3

Paso 4

Paso 5...

  • Señal de finalización (qué resultado se debe de reflejar para saber que el procedimiento se ha completado).

Conclusiones

Manual con la pablara "steps" circulada

Los manuales de procedimientos ayudan a sistematizar una empresa, a capacitar personal y a dar seguimiento a los procesos. Para escribir un manual hay que planear la información del manual, ser claros y concisos, darle formato y no dejar información crucial fuera. Para ayudarte escribir puedes hacer dictados, trabajar en equipo, contratar un profesional o usar una plantilla. Aunque escribir un manual de procedimientos puede ser cansado no tiene que ser demasiado tedioso.

¿Qué consejos darías tú para escribir un manual de procedimientos? Dinos en los comentarios.

Si te gustó, sigue leyendo:

Compartir:

Compartir en facebook
Compartir en twitter
Compartir en linkedin
Compartir en whatsapp

Más Articulos

Mandanos un mensaje