¿Qué debe tener el manual de políticas y procedimientos de tu empresa?

Con el objetivo de generar los resultados deseados en una organización, minimizar los recursos de tu cuerpo laboral y tener la capacidad de adaptarse a las necesidades de estos, es imprescindible contar con el manual de políticas y procedimientos, es decir, un manual de instrucciones con el que pueda dirigirse tu negocio.
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Con el objetivo de para generar los resultados deseados en una organización, minimizar los recursos de tu cuerpo laboral y tener la capacidad de adaptarse a las necesidades de estos, es imprescindible contar con el manual de políticas y procedimientos, es decir, un manual de instrucciones con el que pueda dirigirse tu negocio de la manera más funcional y disciplinada posible.

Este manual de instrucciones permite tener límites definidos, así como interacciones y responsabilidades internas bien establecidas, así como todas las obligaciones del trabajo desglosadas como corresponde.  

Generalidades  

Los administrativos de organización y el análisis de puestos son herramientas de la organización.

Existe una metodología para analizar la institución o empresa. Este manual de instrucciones se sustenta en un enfoque de sistemas que nos da una vision más clara de sus componentes y sus funcionamientos.

La aplicación del área administración permite alcanzar la máxima eficiencia en el logro de los objetivos de una empresa. A través de la colaboración del esfuerzo humano y la adecuada y racional utilización de los recursos materiales. 

Manual de políticas y procedimientos blanco sobre mesa de madera

Conceptos importantes

El manual de instrucciones es un documento que contiene de forma ordenada y sistemática que informa sobre un aspecto específico de la organización.

El manual de políticas y procedimientos, mediante una secuencia lógica, describe todas las operaciones de donde se compone un proceso de trabajo. 

Entonces se sabe que el manual de políticas y procedimientos representa un modo determinado de comunicación, uno donde el proceso es una secuencia lógica de pasos encaminados al logro de un objetivo.

Sus procedimientos se basan en dar un seguimiento determinado a pasos definidos por una cronología, para desarrollar una actividad de manera eficaz. 

El procedimiento es una serie de actividades relacionadas entre sí, con cierto orden para mostrar la forma establecida para realizar un trabajo determinado. 

Así, se señala por lo general quién lo hace, cómo lo hace, dónde lo hace, cuándo lo hace, qué pasa si no lo hace, y para qué han de realizarse dichas actividades.  

La operación es cada una de las acciones físicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad determinada, mientras que la tarea es el determinado trabajo o actividad que se ejecuta. 

Asimismo, la actividad es un conjunto de operaciones afines y sucesivas que son ejecutadas por una unidad de responsable para la realización de un trabajo determinado por medio de la unidad responsable, es decir, del individuo. 

Aunque esto no es exclusivo del trabajador, también puede ser un puesto u órgano administrativo que participe en estos procesos.

Los procedimientos concentran información referente a una estructura orgánica. Como tal deben contener todo lo relacionado a las funciones, políticas, normas, sistemas, procedimientos, actividades y tareas. 

Todo esto se debe desarrollar en una organización, de manera ordenada y funcional.

Un manual de instrucciones especial para un negocio con diagramas sobre papel blanco con dibujos naranjas

Importancia en el manual de políticas y procedimientos

Ya que constituyen una fuente formal y permanente de información, orientan acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. 

Además, establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado. Contribuyen a brindar continuidad y coherencia a todas las actividades que se van describiendo en este recurso.

Al final, el manual de procedimientos sirve como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con el objetivo de lograr una agilización, simplificación, automatización y desconcentración de cada actividad que se realiza en las dependencias.

Ventajas de contar con el manual de políticas y procedimientos

Existen una serie de ventajas de crear y mantener el manual de políticas y procedimientos en tu área de trabajo. A continuación, mostraremos algunos:

  • Para una organización que implementa este tipo de recursos, ayuda a orientar a todos los trabajadores. 
  • Facilita el fijar políticas y normas de operación. 
  • Asigna responsabilidades y evita malos entendidos. 
  • Facilita las labores de auditoría. 
  • Permite evitar la duplicidad. 
  • Sirve de base para la inducción a determinados puestos y para el adiestramiento correcto a estos, ya que contiene las bases de las actividades principales.
  • Facilita la supervisión. 
  • Son base para programas de simplificación administrativa. 
  • Explica las normas generales con un lenguaje accesible para el personal de todos los niveles, se simplifica. 
  • Ayuda a normalizar controles en trámites y uniformar actividades. Presenta una visión en conjunto de la organización. 
  • Propician el mejor aprovechamiento de recursos humanos y materiales. 
  • Ayuda a la ejecución correcta de labores encomendadas. 
  • Da un ahorro de tiempos y esfuerzos, ya que al ejecutar el trabajo no hay repetición de instrucciones y directrices. 
  • Sirve como medio de integración y orientación de personal de nuevo ingreso.
Persona planeando con notas rositas el manual de instrucciones para mejorar la eficiencia de su empresa.

Tipos de manual de instrucciones

Tienen tres categorías

  • Por su alcance: manuales micro administrativos o específicos, macro administrativos o generales, meso administrativos o sectoriales.
  • Por su contenido: manuales de organización, manual de políticas y procedimientos, manuales de puestos, manuales de políticas, manuales de técnicas, manuales de ventas, manuales de operación.
  • Cuando se refieren a una función operacional determinada: manuales de personal, manuales de compras, manuales de contabilidad.

¿Te interesa saber más de un manual de instrucciones o de otros recursos valiosos para tu empresa? Continúa leyendo nuestras publicaciones:

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