¿Qué es la transcripción de documentos y cómo hacer una?

¿Sabes qué es una transcripción? El contenido escrito es esencial, y al menos alguna vez en tu vida necesitarás transcribir algún documento o audio. Conoce qué es la transcripción, en qué ocasiones podrías necesitar una, los beneficios y cómo se hace.
Transcripción

¿Conoces qué es la transcripción de documentos? ¿Has hecho o contratado alguna? 

La transcripción de documentos se ha vuelto un servicio al cual la mayoría de las personas han recurrido, ya que es muy común el contar con archivos de audio a los cuales se les necesita sacar mayor provecho. Sin embargo, todavía es un término que no es muy conocido y por consecuencia, no se sabe en qué situaciones contratar el servicio o no. 

Pero te aseguramos que al menos alguna vez en tu vida necesitarás transcribir algún documento y el día de hoy lo vas a descubrir. En este post, conoce qué es la transcripción de documentos, en qué ocasiones podrías necesitar una, los beneficios y algunos consejos de cómo se hace:

¿Qué es la transcripción de documentos?

La transcripción de documentos consiste en poner un elemento auditivo, es decir, audios, grabaciones, videos y conversaciones por escrito. Resumido en pocas palabras:

“Transformar la voz en palabras”

Mujer escuchando audio para luego transcribir el documento

¿Cuándo se necesita una transcripción de documentos?

Existen varias razones por las cuales las personas solicitan una transcripción. Las más usuales son las siguientes: 

Distribuir folletos o material escrito sobre talleres, presentaciones, entrevistas y discursos: Muchas veces cuando se acude a este tipo de eventos, los mismos ponentes solicitan el servicio de transcripción de documentos para poder tener resguardada la información valiosa y poder hacer uso de ella en el futuro.

Reducir el espacio de almacenamiento: Sin duda un documento de texto ocupa mucho menos espacio que un archivo de audio. Por lo que si se cuenta con bases de datos o bibliotecas digitales, el contar con contenido escrito facilita la archivación y ordenación.

Analizar la información: Si se trata de grabaciones con muchas estadísticas y datos importantes, lo recomendable es transcribirlo a texto para así poder disponer un material que facilite el escaneo y análisis de datos.

Leer el documento en un momento posterior: Para las personas que toman clases en línea o simplemente acuden a eventos donde tienen información que les gustaría releer.

Dejar constancia por escrito de algo que se ha dicho: Muchas profesiones como los periodistas y abogados necesitan tener evidencia de sus grabaciones de audio y video por escrito en un documento de texto para ser usados como pruebas.

Abogados en junta leyendo documentos

Subtitular videos: Ya sea para Youtube, videos institucionales, comerciales o películas, el subtitular videos es una opción que la mayoría elige, ya sea en el mismo idioma o traducido, esto para aumentar la inclusión y poder ser de utilidad para un mayor número de personas.

Beneficios de la transcripción de documentos

El contar con contenido escrito además del hablado trae consigo varios beneficios:

  • Tu contenido se vuelve inclusivo, y ayudas a personas con problemas auditivos a tener la posibilidad de entenderlo.
  • Puedes usar ese recurso escrito para estrategias en el futuro, como blogs en sitios web, talleres y cursos. 
  • Mejoras la experiencia del usuario, ofreciéndole un valor añadido al ofrecerle más de un tipo de formato y dándole la posibilidad de elegir cómo quiere resguardar la información. 

¿Qué métodos hay de transcripción de documentos?

Existen varios métodos, pero son dos los más utilizados hoy en día:

Transcripción literal

En este tipo de transcripción, todos los sonidos que se escuchan se escriben en el documento, incluyendo, palabras inacabadas, errores de pronunciación, todo lo que exactamente se diga en el audio, con puntos y comas. 

Este tipo de transcripción es útil para investigaciones, análisis médicos, juicios o tribunales en las que sí es relevante la entonación de la conversación para llegar a un veredicto.

Persona haciendo revisión de un documento escrito

Transcripción natural

Este tipo de transcripción requiere de mayor trabajo por parte de la persona que lo realiza. El transcriptor elimina aquella información irrelevante, y recompone el orden y corrige la concordancia y fallos gramaticales.

Esto da como resultado un texto natural, legible y claro. Este tipo de transcripción se emplea para elaborar contenido para conferencias y eventos o situaciones de artículos periodísticos o con fines académicos.

¿Cómo es el proceso de transcripción? 

Realmente cualquier tipo de material se puede transcribir, lo único que cambia es el nivel de dificultad de acuerdo a la calidad del audio y los ruidos externos. 

Lo que se necesita para comenzar a transcribir es una grabación de audio o video así como especificaciones en la duración, calidad y el tipo de transcripción requerida. Si es transcripción natural se necesitan más detalles como qué tanta libertad tiene el transcriptor de modificar el orden y la coherencia del archivo.

Posteriormente se necesita contar con un dispositivo en el cual se pueda escribir y un espacio tranquilo que permita escuchar bien el audio y estar en calma. ¡Y listo! Todo es cuestión de comenzar a escuchar y anotar simultáneamente durante todo el tiempo que dure el audio.

Mujer escribiendo en su teclado para transcribir un documento

¿Así de fácil?

El único detalle a tener en cuenta es que de acuerdo al nivel de profesionalización, será el número de reglas a seguir. Por ejemplo, si vas a transcribir para una firma de abogados, necesitas seguir los lineamientos oficiales establecidos así como contar con firmas y permisos.

Ahora, dependiendo de la capacidad de análisis, entendimiento y velocidad de escritura del transcriptor, es lo rápido o lo lento que tarda todo el proceso de pasar el archivo por escrito. Si no eres profesional en el tema, puede que un simple archivo de audio te tome hasta 10 veces el tiempo de su duración para tenerlo completamente terminado.

La realidad es que la transcripción es una actividad que requiere de mucha precisión. Por ello, los profesionales que se dedican a ella tienen que tener una formación que les permita conocer las mejores técnicas para optimizar los recursos y el tiempo. Ellos ya conocen las mejores técnicas para tomar notas, analizar y escuchar.

Si necesitas un documento profesional, de calidad y con 99% de precisión, sin duda tu mejor opción es acudir con una empresa que brinde estos servicios profesionales. 

Por el contrario, si sólo necesitas registrar tus ideas personales de manera rápida, tener una base para tu poder comenzar a escribir en un blog por ejemplo o tener registro de tus clases en línea si eres estudiante, te dejamos algunas herramientas de transcripción automatizada que te podrían servir:

¿Transcripción automatizada?

Existen diversos programas online y aplicaciones que registran por texto un audio a manera de dictado, o en su defecto, cuentan con herramientas de inteligencia artificial para subtitulado automático en caso de ser video. Conoce las principales:

  • Google Docs: Al abrir un documento, lo único que necesitas es tocar el símbolo de micrófono y automáticamente empezará a grabar, y todo lo que digas se escribirá. Sus principales desventajas son que debes hablar muy pausado para que se entienda y te produce un texto sin signos de puntuación.

Google Docs escritura por medio de audio
  • Dictation: Esta es otra herramienta online pero tiene los mismos defectos que Google Docs, aunque su velocidad para captar el audio es significativamente más rápida. Puede ser usado independiente o como extensión de Google y guarda el archivo en un formato (.txt) que permite ser copiado y pegado en cualquier otra parte.

  • Subtitulación automática de redes sociales: Aplicaciones como Youtube o Facebook cuentan con esta función. Sin embargo, seguro ya habrás notado que no se puede confiar al 100%, ya que los errores de coherencia y exactitud son elevados. Dependiendo del tipo de perfil con el que cuentes, esta herramienta te puede ser de utilidad o no.

Conclusión

La transcripción de documentos sin duda se ha vuelto importante para profesionales, conferencistas, estudiantes y público en general. Y es algo que día a día cobra más importancia gracias al surgimiento de nuevos formatos de presentación de la información, pero el texto nunca pasa de moda y siempre será esencial.

Esperamos esta información te sea de ayuda para conocer las posibilidades que tienes al transcribir un documento y te sirva para saber exactamente lo que necesitas para potenciar los recursos con los que ya cuentas.

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